Responsable Logistique

Project Overview

L’équipe d’urgence de Medair a été déployée au Tchad au mois de janvier 2024. L’équipe identifie à l’heure actuelle les besoins et les priorités dans le contexte humanitaire afin de concevoir des projets et interventions qui répondent aux besoins actuels. L’identification des besoins et les évaluations qui sont menées détermineront l’emplacement des sites d’intervention.

Key Activity Areas

Gestion de la logistique – Approvisionnement

• Veiller à ce que les pratiques et procédures de gestion de la chaine d’approvisionnement qui sont en place respectent les standards de Medair – y compris les achats et l’approvisionnement, le stockage, le transport et la gestion des ressources logistiques en ce qui concerne les véhicules, les équipements et les bâtiments.
• Partager les informations portant sur les évaluations des besoins et les interventions prévues, communiquer les grandes lignes des exigences logistiques en ce qui concerne le développement de projets. Echanger avec les membres du personnel concernés pour que la planification des projets et les budgets intègrent suffisamment de fonds pour les besoins logistiques.
• Gérer le processus de passation des marchés de manière efficace et rentable. Soutenir les chefs de projet et autres équipiers faisant des demandes d’achat en leur fournissant des conseils, identifier les itinéraires de transport les plus rapides et sûrs, et garder un aperçu des besoins en fournissant des plans d’achat et d’approvisionnement à jour. Veiller à ce que des études de marché local soient régulièrement effectuées pour connaitre en tout temps la disponibilité et le prix des articles locaux.
• Identifier des solutions de stockage/entreposage qui sont sûres, bien entretenues et conformes aux pratiques sanitaires et sécuritaires professionnelles, et négocier les contrats. Superviser les opérations de stockage, veillant à ce que toute la documentation soit en règle et qu’il y ait un suivi de la livraison, du stockage et de l’utilisation des articles. Procéder à la vérification physique des stocks, des conditions de stockage, de la sécurité des sites et de leur entretien. Effectuer des vérifications ponctuelles non prévues et mettre en place des systèmes visant à améliorer la fiabilité des stocks et réduire les pertes provoquées par la dégradation, la perte ou le vol.
• Veiller au transport international et national du matériel par voie terrestre, maritime ou aérienne, selon les budgets fixés et les besoins du programme ; veiller à ce que la méthode la plus rentable et la plus sûre soit utilisée pour livrer en temps voulu les fournitures nécessaires aux opérations. Coordonner la gestion de la chaîne d’approvisionnement et veiller à la communication régulière du statut des commandes, des niveaux de stocks, du calendrier de livraison aux sites de projets et aux équipes Logistique.
• Maintenir à jour les systèmes d’archivage et conserver les documents de logistique et transactionnels pour les audits ; soumettre les rapports logistiques à la direction du programme-pays, ainsi qu’au siège international, conformément aux politiques et procédures de Medair en vigueur.

Gestion de la logistique – Ressources

• Gérer la flotte automobile selon les normes propres à Medair ; veiller à ce que les véhicules soient alloués aux projets conformément aux besoins et qu’ils soient utilisés conformément aux règles de sécurité. Veiller à ce que leur entretien respecte les calendriers fixés.
• Superviser l’utilisation de tous les équipements et du matériel (matériel de communication et d’informatique, alimentation électrique, etc.) afin de veiller à leur gestion et leur optimisation. La gestion inclut l’achat, l’enregistrement, l’entretien, la réparation, le remplacement, la formation sur ceux-ci, les autorisations, la supervision et la coordination afin de veiller à leur disponibilité et à une utilisation transparente. Vérifier que l’utilisation de l’essence est contrôlée et enregistrée.
• Soutenir la gestion des bases opérationnelles existantes, ainsi que l’ouverture de nouvelles bases, si nécessaire. Communiquer avec les propriétaires des bâtiments afin de veiller à l’entretien régulier des infrastructures et à la disponibilité et au bon fonctionnement des services. Mettre en œuvre et veiller à la mise à jour des aspects logistiques des plans de sécurité pour que les ressources, équipements et bâtiments soient prêts à n’importe quel moment pour une hibernation ou une évacuation.

Représentation

• Représenter Medair de manière à renforcer l’image positive et professionnelle de l’organisation, notamment sa crédibilité, en respectant le mandat de Medair, son éthique et ses valeurs.
• Prendre l’initiative de développer des relations avec les fournisseurs, les partenaires, les autorités locales, les autres ONG et les clusters, dans le but de planifier et d’organiser la distribution d’articles et de matériel.

Gestion financière

• Participer à la compilation des composantes logistiques à intégrer dans les budgets de la base et des projets.
• Contrôler les dépenses des budgets et veiller à ce qu’elles soient conformes aux directives de Medair et des bailleurs quant à la comptabilité financière et aux rapports devant être produits.

Gestion du personnel

• Gérer et motiver le personnel, avec intégrité et prévoyance, selon les procédures RH, dans le but de les aider à maintenir un niveau de redevabilité et de professionnalisme irréprochable. Gérer le recrutement, l’évaluation des performances, le choix des objectifs, l’établissement de plans de carrière, l’évaluation des besoins en formation, la conception et le suivi des calendriers de travail, etc.
• Veiller à ce que les membres des équipes Logistique et Programmes soient formés et aient l’occasion de renforcer leurs compétences, et d’être coachés ou suivis. Mettre en place des formations pour les chefs de projet et autres équipiers sur les procédures de stockage et d’approvisionnement.
• Promouvoir l’utilisation du système de partage et d’archivage des documents de Medair, veillant à ce que les formulaires standardisés soient utilisés et les directives soient suivies.
• Sur la base du feedback des managers, développer, passer en revue et mettre en œuvre des systèmes visant à améliorer la transparence. Veiller à ce que des procédures anti-fraude soient en place dont le but est de détecter et empêcher toute perte ou fraude. Effectuer des vérifications ponctuelles et régulières des systèmes et des travaux en cours afin de veiller à ce que les ressources de Medair soient utilisées à bon escient.
• Veiller à ce que les projets soient mis en œuvre conformément aux demandes de subvention soumises aux bailleurs et à leurs exigences, et qu’ils respectent les normes de Medair, des bailleurs, du pays, ainsi que les normes internationales comme Sphere et CHS, les recommandations de l’OMS, etc. Suivre les recommandations du siège international en ce qui concerne la qualité, la stratégie et les instructions techniques.

Responsabilités déléguées

• Développer, mettre en œuvre et faire respecter la stratégie et les directives logistiques du pays, en concertation avec les autres responsables terrain et les équipiers au siège international. Superviser tous les aspects logistiques des
• Assurer la rédaction des sections Logistique des propositions de subvention, budgets et rapports soumis aux bailleurs. Donner son feedback sur les dossiers administratifs portant sur les composantes logistiques des projets. Les dossiers soumis à l’externe bénéficieront d’une relecture technique finale de la part des Conseillers Logistique du siège international.
• Veiller à ce que les activités logistiques à l’intérieur du pays respectent les lois en vigueur, ainsi que les exigences de Medair, des bailleurs, du gouvernement national et des agences internationales.
• Être le point focal pour tous les aspects logistiques des relations externes avec les autorités, ministères gouvernementaux, agences de l’ONU, ONG partenaires et clusters, après consultation avec le Directeur pays.

Vie spirituelle de l’équipe

• Vivre les valeurs de Medair dans ses interactions avec ses co-équipiers, le personnel local, les bénéficiaires et les contacts externes.
• Travailler, vivre et prier avec l’équipe, dans un environnement qui s’inspire de la foi chrétienne. Contribuer pleinement à la vie spirituelle de l’équipe en participant aux temps de prière et d’étude de la Parole avec l’équipe, et en ne manquant jamais d’encourager ses équipiers.

Cette description offre un aperçu des principales tâches requises par le poste. D’autres tâches pourront y être ajoutées selon les besoins.

Qualifications

• Diplôme professionnel en logistique, ou formation en gestion des chaines d’approvisionnement ou gestion commerciale, ou autre diplôme pertinent
• Maitrise professionnelle de l’anglais (écrit et oral) et français courant (écrit et oral)

Experience

• 2 années d’expérience en logistique ou en management dans un contexte d’urgence ou de développement.
• Capacité à gérer des budgets et à préparer, dans les délais impartis, des rapports complets et exacts.
• Expérience à l’étranger, dans un contexte interculturel, de préférence dans le secteur de la logistique.
• Connaissance prouvée des lois, règlements et politiques régissant la gestion de la conformité en ce qui concerne les passations de marché et l’approvisionnement, des USA, de l’Union européenne, de l’ONU et des autres agences.
• Savoir communiquer efficacement avec les équipes sur le terrain et à représenter Medair auprès des organisations de l’ONU, des autres ONG internationales et des autorités locales. Avoir une compréhension technique des équipements mécaniques.
• Bonne capacité à développer et entretenir des relations fiables avec les parties prenantes internes et externes.
• Capacité à travailler sous pression et avec des délais serrés. Faire usage de diplomatie notamment dans ses relations avec les autorités et les fournisseurs.

All new deploying international staff to Medair’s country programmes (and other roles which require field travel) should be fully vaccinated with a WHO-approved COVID vaccine, supported with a COVID vaccination certificate as evidence.